Ajansla mı Çalışmalı, Kendi Ekibinizi mi Kurmalısınız?

Soru aslında maliyet sorusu değil

Bu karar çoğu işletmede fiyat karşılaştırmasıyla başlar. Aylık ajans bedeli ile bir çalışanın maaşı yan yana konur, hangisi düşükse o seçilir. Bu karşılaştırma yanlıştır, çünkü iki kalem aynı şeyi ölçmez. Ajans bedeli bir çıktının bedelidir, maaş ise bir kişinin zamanının bedelidir.

Doğru soru şudur: bu işi yapmak için kaç farklı uzmanlık gerekiyor ve bu uzmanlıkların her biri ayda kaç saat çalışıyor. Sosyal medya yönetimi tek başına içerik planlama, metin yazımı, tasarım, video kurgu, reklam yönetimi ve raporlama demektir. Bunların hepsini iyi yapan tek bir kişi vardır ama nadirdir ve pahalıdır. Genelde bu profili arayan işletme, hepsini ortalama seviyede yapan birini bulur.

Ajans modelinin mantığı burada devreye girer. Bir ajansta tasarımcı, metin yazarı ve reklam uzmanı ayrı kişilerdir, ama hiçbiri tek müşteriye tam zaman ayırmaz. Siz o uzmanlıkların tamamına, ihtiyacınız kadar erişirsiniz.

Kendi ekibinizin gerçek maliyet kalemleri

İçeride ekip kurmanın maliyeti hesaplanırken genelde sadece maaş yazılır. Oysa bir çalışanın işletmeye toplam maliyeti bundan belirgin şekilde yüksektir. Kendi rakamlarınızla hesaplamak için aşağıdaki kalemleri alt alta yazın.

• Brüt maaş ve işveren sigorta payı. Net maaşın üzerine eklenen bu yük çoğu hesaplamada unutulur.
• Yan haklar. Yol, yemek, varsa özel sağlık sigortası ve yıllık ikramiye.
• Ekipman. Bilgisayar, telefon, çekim için kamera ya da ışık, ofis alanı.
• Yazılım abonelikleri. Tasarım programları, video kurgu yazılımı, planlama araçları, stok görsel üyelikleri. Bunlar aylık ve kişi başıdır.
• İşe alım maliyeti. İlan, mülakat süreci ve bu süreçte yöneticinin harcadığı zaman.
• Öğrenme süresi. Yeni gelen kişi markayı, ürünü ve müşteri profilini öğrenene kadar geçen ilk aylar tam verimle geçmez.
• Yönetim yükü. Bu kişiyi kimin brifleyeceği, işini kimin kontrol edeceği. Bu iş çoğu küçük işletmede patrona kalır.
• Devamsızlık ve ayrılık riski. İzin, hastalık ve işten ayrılma durumunda işin duraklaması.

Bu kalemlerin toplamı, tek başına maaş rakamının hatırı sayılır ölçüde üzerine çıkar. Üstelik listenin son iki maddesi paraya çevrilmesi en zor ama pratikte en yakıcı olanlardır. Tek kişilik bir pazarlama ekibi kurduğunuzda o kişi ayrıldığı gün işletmenin sosyal medya bilgisi de birlikte gider.

Buna karşılık içeride ekibin gerçek bir avantajı vardır. O kişi ürününüzü, müşterilerinizi ve iç işleyişinizi zamanla ajansın öğrenemeyeceği derinlikte öğrenir. Anlık kararlarda, saha çekimlerinde ve kriz anlarında bu yakınlık değerlidir.

Ajans modelinin maliyet kalemleri

Ajans tarafında hesap daha sadedir ama burada da tek rakama bakmak eksik olur. Ajansla çalışmanın toplam maliyeti aylık hizmet bedeliyle sınırlı değildir.

• Aylık hizmet bedeli. Baytz Media tarafında sosyal medya yönetimi aylık 12.500 TL'den başlar. Web sitesi gibi projeler ayrı ve tek seferliktir, 15.000 TL üzerinden ilerler ve KDV hariçtir.
• Reklam bütçesi. Bu ajansa değil, doğrudan reklam platformuna ödenir ve hizmet bedelinden ayrı düşünülmelidir.
• Sizin ayıracağınız zaman. Onay, brief ve geri bildirim için ayda birkaç saat gerekir. Bu sıfır değildir.
• Kapsam dışı işler. Ek çekim, ayrı bir kampanya ya da yeni bir sayfa çoğu zaman ayrı teklifle ilerler.

Ajans modelinin en somut avantajı öngörülebilirlik ve devamlılıktır. Sabit bir bedelle belli bir çıktı alırsınız, tasarımcı izne çıktığında iş durmaz, birinin ayrılması sizin sorununuz olmaz. Ekipman ve yazılım maliyeti ajansın tarafındadır.

En somut dezavantajı ise yakınlık kaybıdır. Ajans işinizi öğrenir ama içeriden biri kadar hızlı öğrenmez. Bu açığı kapatan şey düzenli bilgi akışıdır. Ayda bir yapılan kısa bir görüşme, sahadan gönderilen ham fotoğraf ve müşteri sorularının paylaşılması ajansın ürettiği işi belirgin şekilde iyileştirir.

Hangi durumda hangisi mantıklı

Karar için tek bir formül yoktur ama iş hacmine bakarak sağlıklı bir ayrım yapılabilir. Şu soruyu sorun: pazarlama işi bir kişinin tam gününü dolduruyor mu?

Doldurmuyorsa ajans mantıklıdır. Haftada birkaç gönderi, ayda birkaç kampanya ve dönemsel bir reklam yönetimi tam zamanlı bir kişiyi meşgul etmez. Böyle bir hacimde içeride birini çalıştırmak, o kişinin gününün bir kısmını başka işlerle doldurmak anlamına gelir ve genelde her iki iş de tam yapılamaz.

Dolduruyorsa ve iş her gün marka içi bilgi gerektiriyorsa içeride ekip mantıklıdır. Günlük ürün girişi olan bir e-ticaret operasyonu, sürekli saha çekimi gerektiren bir işletme ya da günde onlarca mesaj alan bir hesap içeride birini gerektirir.

Bir de belirsizlik durumu vardır. Pazarlama işine yeni başlıyorsanız ve neyin işe yarayacağını henüz bilmiyorsanız, işe alımla başlamak riskli bir hamledir. Ajansla birkaç ay çalışıp neyin işlediğini gördükten sonra içeride ekip kurmak, hem daha ucuz hem daha az riskli bir sıralamadır. O aşamada işe alacağınız kişiye ne yapması gerektiğini net anlatabilirsiniz.

Hibrit model: çoğu işletme için gerçekçi olan

Uygulamada en sık işleyen kurulum ikisinin arası oluyor. İçeride bir kişi, dışarıda bir ajans. İşin bölünme şekli şöyle oluyor: hızlı ve marka bilgisi gerektiren işler içeride, uzmanlık ve süreklilik gerektiren işler dışarıda.

İçerideki kişi genelde sahadan içerik toplar, ham fotoğraf ve videoyu çeker, müşteri mesajlarını yanıtlar, ürün bilgisini takip eder. Bu işler işletmenin içinde olmayı gerektirir ve tam zamanlı bir uzmanlık istemez. Bu rol çoğu küçük işletmede zaten var olan bir çalışana ek görev olarak verilebilir.

Ajans tarafında ise strateji, tasarım, kurgu, reklam yönetimi ve raporlama kalır. Bunlar araç ve deneyim gerektiren, tek başına öğrenilmesi uzun süren işlerdir.

Hibrit modelin işlemesi için tek bir şart vardır: kimin neyi yaptığı yazılı olmalıdır. Bu sınır bulanık kalırsa hem içerideki kişi hem ajans aynı işi bekler ve iş kimsede kalmaz. Basit bir sorumluluk listesi bu sorunu baştan çözer.

Karar vermeden önce cevaplayın

Aşağıdaki sorulara dürüst cevap verdiğinizde tercih genelde kendiliğinden netleşir.

• Pazarlama işi haftada kaç saat tutuyor? Yirmi saatin altındaysa tam zamanlı işe alım fazla gelir.
• İşin hangi kısmı marka içi bilgi gerektiriyor, hangi kısmı teknik uzmanlık gerektiriyor?
• İşe alacağınız kişiyi kim yönetecek ve işini kim değerlendirecek? Bu kişi yoksa içeride ekip kurmayın.
• Bu kişi yarın ayrılırsa iş kaç gün durur? Cevap uzunsa süreklilik riski gerçektir.
• Neyin işe yaradığını biliyor musunuz? Bilmiyorsanız önce dışarıdan destekle öğrenmek daha ucuza gelir.

Bu soruların hiçbirinde tek doğru cevap yoktur. Ama hepsini birlikte cevapladığınızda, tabloya tek bir maaş rakamına bakarak baktığınızdan çok daha net bakarsınız.

Özet

Aşağıdaki maddeler bu yazının çıkarımıdır.

• Ajans bedeliyle maaşı karşılaştırmak yanlış hesaptır. Bir çalışanın toplam maliyeti sigorta, ekipman, yazılım, işe alım ve öğrenme süresini de içerir.
• Ajansın avantajı birden fazla uzmanlığa sabit bedelle erişim ve devamlılıktır. Dezavantajı marka bilgisine uzaklıktır ve düzenli bilgi akışıyla kapatılır.
• İçeride ekibin avantajı yakınlık ve hızdır. Dezavantajı tek kişiye bağımlılık ve o kişi ayrıldığında bilginin kaybolmasıdır.
• Pazarlama işi tam zamanlı bir kişiyi doldurmuyorsa ajans, dolduruyor ve günlük marka bilgisi gerektiriyorsa içeride ekip daha mantıklıdır.
• Çoğu küçük işletme için hibrit model gerçekçidir. Sahadan içerik toplama içeride, strateji ve üretim dışarıda kalır. Sorumluluk sınırı yazılı olmalıdır.